Perfect Match – Ein Guide mit unverzichtbaren Kriterien, die zur Auswahl der passenden Hochzeitslocation verhelfen.
Wer gerade mit der Planung seiner Tramhochzeit beschäftigt ist, wird schnell festgestellt haben, dass hier eine Herausforderung die nächste jagt und eine wichtige Entscheidungen nach der anderen zu treffen ist. Das Gute schonmal vorab: Das vermutlich Schwierigste im Kontext Hochzeit – nämlich das Finden eines passenden Gegenstücks – scheint schonmal geglückt zu sein. Ansonsten ist eine Tendenz zu einer Stilrichtung hilfreich, um die passende Location auszuerwählen. Weshalb das so ist, erfahrt ihr direkt im ersten Schritt des “Hochzeitslocation-Auswahl-Guides”. Wer in puncto Hochzeitsstile noch etwas Orientierung benötigt, dem empfehle ich meinen vorangegangenen Artikel (Welcher Hochzeitsstil passt zu uns? – Green Events).
1. Welche Hochzeitslocation passt zu unserem Gesamtkonzept
Einen ersten Orientierungspunkt bietet das Setting, in dem die Hochzeitsfeier stattfinden soll. Wer sich eine entspannte Sommerhochzeit mit mediterranem Flair wünscht, kann die umliegenden Schlösser und urbane Industriehallen schon einmal aussortieren. Auch das Hochzeitsdatum ist ein entscheidender Einflussfaktor, denn das „wann“ beeinflusst das „wo“. Je nach saisonalen Gegebenheiten bieten sich unterschiedliche Veranstaltungsorte besonders an. Bleiben wir bei dem Beispiel Sommerhochzeit, empfiehlt sich eine Feier im Freien – was noch immer viel Gestaltungsspielraum bereithält.
Nun könnt ihr immer weiter ins Detail gehen: Ist zusätzlich zu dem Außenbereich eine Ausweichmöglichkeit vorhanden, wenn das Wetter nicht mitspielt? Soll es eine freie Trauung geben oder soll die Wunschband ihren Platz in der Kulisse erhalten? Wie ausdauernd sind eure Hochzeitsgäste und wie lange darf in der jeweiligen Location gefeiert werden? Gibt es Auslauf und Spielmöglichkeiten für Kinder? Anhand eurer Wünsche und Vorstellungen von eurer Traumhochzeit, lassen sich Selektionskriterien festlegen, die euch bei der Auswahl der Traumlocation helfen.
2. Wie viele Gäste werden kommen und welches Budget steht zur Verfügung?
Hier werden gleich zwei Hard Facts genannt. Der Kostenfaktor und die Größe der Location sind bei besiegelter Gästeliste und festem Budget kaum verhandelbar und damit klare Ausschlusskriterien. Wenn dann die Vorauswahl von möglichen Veranstaltungsräumen steht, die im Budget liegen und genügend Kapazitäten für alle Gäste bieten, sollte unbedingt die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten geprüft werden. Ein kleiner Verhandlungsspielraum, was den Wochenendtag anbelangt oder die Bereitschaft auch einen Sonn- oder Feiertag zu wählen, bringt Flexibiltät und entsprechend bessere Chanen mit sich. Ein weiterer Vorteil darin, einen vielleicht auf den ersten Blick weniger attraktiven Tag für die Feier auszuwählen, besteht in möglichen Vergünstigungen durch die Location und Dienstleistenden, was dann wiederum Möglichkeiten eröffnet, die andernfalls das Budget gesprengt hätten.
3. Wie steht es um die Infrastruktur der Hochzeitslocation?
Auch die traumhafteste Location kann etwas von ihrem Zauber verlieren, wenn die Gäste große Mühen und Umstände auf sich nehmen müssen, um diese zu erreichen. Eine zentrale Lage und eine gute Anbindung sind damit ein nicht zu vernachlässigender Faktor bei der Wahl der Räumlichkeiten. Im Idealfall sollte die Location nicht all zu weit entfernt sein von der Mehrheit der Hochzeitsgesellschaft und der Kirche beziehungsweise dem Standesamt. Natürlich kann man es nicht allen Hochzeitsgästen gleichermaßen recht machen, aber keiner soll zu kurz kommen. Deshalb wäre eine weitere Frage, ob es Untebringungsmöglichkeiten in der Nähe gibt für all diejenigen, die von weiter weg anreisen. Auch die Frage nach Parkmöglichkeiten ist nicht zu unterschätzen. Schließlich wäre es sehr schade, wenn die Gäste verspätet nachtrudeln, weil sie sich ewig auf Parkplatzsuche begeben oder eine kleine spontane Wanderung in Abendrobe vom Parkplatz zur Location zwischenschieben mussten.
4. Welche zusätzlichen Leistungen bietet die Location?
Nun sind wir am Feinschliff des Gesamtkunstwerks “Traumhochzeit” angelangt und beschäftigen uns damit, welche zusätzlichen Leistungen die Location – über die bloße Bereitstellung der Räumlichkeiten hinaus – anbietet. Wenn ihr euch nach all dem Vorbereitungsstress nun etwas zurücklehnen möchtet, wäre eine Location, die Caterer, Getränke und Service anbietet, der Ort eurer Wahl. Gänzlich entspannen lässt es sich bei einer Lokalität, die über Kooperationen mit weiteren Dienstleistern, wie einem Dekorationsteam, Foto- und Videografen oder Musikern und DJs verfügt. Falls ihr die Planung jedoch vollumfänglich bis zum Schluss selbst in die Hand nehmen möchtet, sollte berücksichtigt werden, ob externe Dienstleister ebenfalls erlaubt sind.
Die Locations, die es durch all die Filter hindurch in die Vorauswahl geschafft haben, sollten schlussendlich auf Herz und Niere geprüft werden. Nun geht es um Details und die Bereitschaft der Hochzeitsdienstleister auf individuelle Wünsche einzugehen: Gibt es die Wahl zwischen Menü und Buffet? Können wir die Getränkeliste selbst gestalten und gibt es eine Getränkeflatrate? Gibt es einen Shuttle, der die Gäste zu ihrer Unterbringung chauffiert? Sind Licht- und Tontechnik für die musikalische Begleitung vorhanden?
5. Hochzeitslocation-Auswahl-Guide-Übersicht
Das war nun Einiges an Input , deshalb hier nochmals eine sortierte Übersicht der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl DER perfekten Hochzeitslocation:
- Wann möchten wir heiraten?
- Steht die Location an unserem Hochzeitstag zur Verfügung?
- Welche Location passt zu uns und unserem Stil?
- Welches Budget haben wir zur Verfügung?
- Wie viele Gäste werden erwartet?
- Wie ist die Entfernung und Erreichbarkeit der Location zu unseren Gästen?
- Wie ist die Entfernung zu der Kirche oder dem Standesamt?
- Gibt es Parkmöglichkeiten vor Ort?
- Soll die Feier im Freien stattfinden?
- Ist eine freie Trauung möglich?
- Gibt es Alternativen bei schlechtem Wetter?
- Wie lange dürfen wir in der Location feiern?
- Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
- Gibt es einen Shuttle zu umliegenden Übernachtungsmöglichkeiten?
- Können wir individuelle Wünsche in der Location umsetzen?
- Welche Dienstleistungen werden über die bloße Raumvermietung hinaus angeboten:
- Gläser und Geschirr
- Catering
- Getränke & Service
- Dekoration
- musikalische Begleitung (Djs, Bands)
- Shuttle
- Dürfen wir eigene Dienstleister engagieren?
- Gibt es Spielmöglichkeiten für Kinder?
- Ist der Zugang barrierefrei?
